Encargo conferido en México: qué es, cómo se tramita y qué rol cumple en comercio exterior
Si manejas operaciones de comercio exterior y tráfico aduanal en México, seguramente has escuchado hablar del encargo conferido. Este documento es más que un simple trámite. Es el mecanismo oficial que te permite autorizar a un agente aduanal para que actúe en tu nombre.
Sin este encargo, no puedes realizar el despacho de mercancías. Es un requisito obligatorio que establece la normatividad aduanera mexicana. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber para tramitarlo correctamente.
¿Qué es el encargo conferido y para qué sirve?
El encargo conferido es la autorización formal que un importador o exportador otorga a un agente aduanal para realizar trámites aduaneros en su nombre. Este documento identifica específicamente al agente por su patente aduanal.
Piénsalo como un poder notarial, pero para operaciones de comercio exterior. Le das permiso a un profesional certificado para que maneje tus pedimentos aduanales, gestione el despacho de mercancías y represente tus intereses ante las autoridades aduaneras.
El SAT exige este documento para garantizar que solo personas autorizadas manejen operaciones de comercio exterior. Sin él, ningún agente aduanal puede trabajar para ti, sin importar qué tan urgente sea tu operación.
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¿Quién debe tramitar el encargo conferido y en qué casos aplica?
La solicitud de encargo conferido corresponde directamente al importador o exportador, quien puede hacerlo personalmente o a través de su representante legal con e.firma vigente.
Este procedimiento es obligatorio en todos los casos en que un tercero, como un agente aduanal, gestione trámites aduaneros. No solo aplica a las importaciones, también se requiere en operaciones de exportación.
De hecho, muchas empresas buscan información específica sobre qué es el encargo conferido para importación, ya que sin este documento no es posible registrar pedimentos ni cumplir con el padrón de importadores.
Requisitos previos y documentos necesarios para solicitarlo
Antes de sumergirte en el proceso de solicitud de encargo conferido, asegúrate de tener a la mano y al día los siguientes requisitos:
- RFC activo: El Registro Federal de Contribuyentes de tu empresa o como persona física debe estar vigente y sin inconsistencias.
- e.firma vigente: La firma electrónica avanzada del representante legal es crucial, ya que es el medio de autenticación para realizar el trámite.
- Acceso a VUCEM: La Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicana (VUCEM) es la plataforma donde se realiza el proceso.
- Datos de la patente del agente aduanal: Necesitarás conocer la patente del agente aduanal con el que trabajarás, así como sus datos fiscales.
Es importante diferenciar entre la carta de encargo conferido y el acuse electrónico. Anteriormente, se utilizaba una carta física, pero hoy en día el proceso es completamente digital. El acuse de encargo conferido es el comprobante electrónico que valida la correcta realización y registro del trámite ante el SAT.
¿Dónde se presenta el encargo conferido ante el SAT y VUCEM?
El trámite se realiza completamente en línea. Usas las plataformas oficiales del SAT y VUCEM para gestionarlo. No hay oficinas físicas donde presentar papeles.
Cuando termines el proceso, el sistema genera automáticamente un acuse digital. Este documento tiene la misma validez que cualquier autorización oficial y es lo que el agente aduanal necesita para operar.
¿Cómo se tramita paso a paso el encargo conferido?
A continuación, te detallamos los pasos generales sobre cómo tramitar el encargo conferido:
- Ingreso a VUCEM: Accede al portal de VUCEM utilizando la e.firma vigente del representante legal.
- Registro del agente aduanal: Dentro de la plataforma, deberás buscar y registrar al agente aduanal al que deseas conferir el encargo, utilizando su número de patente aduanal.
- Selección de aduanas: Es fundamental especificar las aduanas por las cuales el agente aduanal estará autorizado a despachar tus mercancías. Puedes seleccionar una o varias, según tus necesidades.
- Confirmación y envío: Revisa cuidadosamente toda la información proporcionada. Una vez que todo sea correcto, confirma y envía la solicitud.
- Obtención del acuse: El sistema generará un acuse de encargo conferido digital, que deberás guardar como comprobante.
Este es un proceso claro de cómo dar de alta un encargo conferido y establecer la relación con tu agente aduanal.
Aceptación del encargo por parte del agente aduanal
Aquí viene un punto crucial: tu encargo conferido solo queda activo cuando el agente aduanal lo acepta formalmente. La aceptación del encargo conferido es un paso que debe hacer el agente desde su propia cuenta en VUCEM.
Si el agente no acepta, no puede realizar ningún despacho aduanal para ti. Es común que los importadores completen su parte del trámite y asuman que ya está todo listo, pero si no hay aceptación del encargo, el proceso queda incompleto.
Por eso siempre confirma con tu agente aduanal que ya aceptó el encargo antes de programar cualquier operación.
Vigencia, actualización y revocación del encargo conferido
El encargo conferido no tiene una vigencia preestablecida. Sin embargo, puede ser modificado o revocado en cualquier momento por el importador o exportador. Esto es especialmente útil en situaciones como:
- Cambio de agente aduanal: Si decides trabajar con un nuevo agente, deberás revocar el encargo al anterior y tramitar uno nuevo.
- Modificación de aduanas: Si tus operaciones se extienden a nuevas aduanas o dejas de operar en alguna, puedes actualizar el encargo existente.
- Terminación de relación comercial: Si la relación con un agente aduanal finaliza, es crucial revocar el encargo para evitar responsabilidades futuras.
Todo este proceso de modificación y revocación del encargo se realiza también a través de la plataforma VUCEM, en la sección correspondiente a tu RFC.
Errores comunes y cómo evitarlos
Aunque el proceso es digital, no está exento de errores que pueden retrasar tus operaciones. Aquí algunos de los más frecuentes y cómo evitarlos:
- Datos incorrectos: Asegúrate de que el RFC, la patente del agente aduanal y cualquier otro dato estén ingresados con precisión.
- RFC equivocado: Un error común es ingresar un RFC que no corresponde al importador/exportador o al agente.
- Omisión de aduanas: Olvidar seleccionar las aduanas por donde el agente despachará las mercancías.
- e.firma vencida: La firma electrónica del representante legal debe estar vigente. Un certificado caducado impedirá el trámite.
- No verificar la aceptación del agente: Como se mencionó, el trámite no está activo hasta que el agente lo acepta.
Siempre revisa el acuse de encargo conferido y mantén una comunicación constante con tu agente aduanal para confirmar la correcta gestión y aceptación del encargo.
¿Cómo automatizar la gestión del encargo conferido con soluciones a medida?
Para empresas con un alto volumen de operaciones de comercio exterior, la gestión manual del encargo conferido puede volverse compleja y propensa a errores. Aquí es donde soluciones tecnológicas como el software de comercio exterior de OP CBS pueden marcar la diferencia.
Herramientas especializadas como SLAM Net, por ejemplo, permiten:
- Validar patentes: Confirmar la autenticidad y vigencia de las patentes aduanales.
- Gestionar documentos y acuses: Centralizar y organizar todos los acuse de encargo conferido y demás documentación relevante.
- Trazar vigencias: Mantener un control sobre la validez de los encargos y alertas para su actualización o revocación.
- Integrar la autorización: Conectar directamente el encargo conferido con el módulo de tráfico aduanal (SLAM Net) y VUCEM, agilizando el despacho aduanal.
- Evitar errores: Minimizar errores de carga de datos o la duplicidad de agentes autorizados, asegurando que solo los agentes correctos puedan operar.
La automatización y el uso de un sistema de gestión de pedimentos no solo optimiza el tiempo, sino que también reduce significativamente los riesgos asociados a la gestión manual, brindando mayor seguridad y eficiencia a tus operaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el encargo conferido y por qué es obligatorio?
El encargo conferido es una autorización legal indispensable que un importador o exportador otorga a un agente aduanal para que realice trámites en su nombre ante las autoridades aduaneras. Es obligatorio porque la ley así lo establece para garantizar la legalidad y transparencia de las operaciones de comercio exterior. Sin él, el agente aduanal no tiene la facultad de presentar pedimentos aduanales ni realizar el despacho aduanal.
¿Cómo saber si ya tengo un encargo conferido activo?
Puedes consultar el estado de tus encargo conferido SAT directamente en la plataforma de VUCEM, en la sección correspondiente a tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Allí podrás ver todos los encargos que has otorgado y su estatus actual.
¿Qué pasa si el agente no acepta el encargo?
Si el agente aduanal no realiza la aceptación del encargo conferido, el trámite no se activa y, por ende, el agente no podrá realizar ningún despacho de mercancías en tu nombre. En este caso, lo recomendable es contactar directamente a tu agente para confirmar la aceptación y, si es necesario, volver a enviar la solicitud de encargo conferido formato a través de VUCEM.
¿Puedo tener más de un encargo conferido activo al mismo tiempo?
Sí, es posible y común tener más de un encargo conferido activo simultáneamente. Esto es útil si trabajas con diferentes agentes aduanales para distintas operaciones o si requieres que un mismo agente opere en varias aduanas que no estaban incluidas inicialmente. Cada encargo debe ser tramitado individualmente y aceptado por el agente correspondiente.
¿Qué vigencia tiene el encargo conferido y cómo se revoca?
El encargo conferido no tiene una vigencia determinada. Una vez aceptado, permanece activo hasta que el importador o exportador decide revocarlo. La revocación del encargo se realiza en cualquier momento a través de la plataforma VUCEM, siguiendo un proceso similar al de su alta.
Conclusión
El encargo conferido es una pieza clave en el sistema de comercio exterior mexicano. Representa la autorización formal que permite a los agentes aduanales actuar de manera legal y eficiente en nombre de los importadores y exportadores durante el despacho aduanero.
Conocer cómo tramitar el encargo conferido, sus requisitos y el papel que juega en el despacho aduanal, es fundamental para garantizar operaciones seguras y sin contratiempos.
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